Durée de conservation
Combien de temps conserver les données ?
Les données doivent être conservées le temps nécessaire à la satisfaction des objectifs poursuivis par leur collecte, ainsi qu’au respect d’éventuelles obligations légales ou d’impératifs particuliers.
Le responsable de traitement doit déterminer une durée fixe de conservation ou un critère objectif pour déterminer cette durée.
Par exemple :
- le temps de la relation contractuelle avec un client
- pour les données bancaires, le temps de l'opération de paiement dans le cadre d’un achat en ligne
Au-delà de cette durée, les données devront être effacées, anonymisées ou archivées.
L'anonymisation des données
L'anonymisation consiste à altérer les données, de telle sorte qu'elles ne permettent plus la ré-identification des personnes. Ces données ne sont alors plus considérées comme des données à caractère personnel. Elles peuvent être librement conservées en l'état pour des fins statistiques par exemple.
L'archivage des données
Le cycle de conservation de la donnée
Le cycle de conservation de la donnée peut être divisé en trois phases successives distinctes :
La base active
La base active est celle utilisée pour atteindre les objectifs du traitement. Les données sont accessibles aux services opérationnels afin qu'ils remplissent ces objectifs.
L'archivage intermédiaire
Dans certains cas, il peut être justifié de conserver des données pour des durées plus longues. Par exemple pour des raisons légales, si les données présentent un intérêt administratif (en cas de contentieux) ou pour des fins archivistiques dans l'intérêt public.
Elles seront alors placées sur une base distincte de la base active, avec des accès restreints.
L'archivage définitif
Certaines données peuvent ne pas être détruites ou anonymisées : c'est le cas des données jugées d'intérêt public. Ces données sont archivées de manière définitive et gérées par les services des archives territoriales.
Exemples de durées de conservation
| Type de données | Durée |
|---|---|
| Données figurant dans un dossier médical | 10 ans |
| Données relatives à la gestion de la paie ou au contrôle des horaires des salariés | 5 ans |
| Coordonnées d’un prospect ne répondant à aucune sollicitation | 3 ans |
| Données de journalisation (fichiers de "logs" sur des serveurs) | 6 mois - 1 an |
| Données de vidéosurveillance | 1 mois |